En 2021, piloter sa commune comme une entreprise

Patrick Baillot a animé de nombreuses réunions avec des élus locaux pour mettre au point sa plateforme de pilotage communal.

La start-up auboise Viatic va déployer un outil en ligne pour faire entrer les communes petites et moyennes dans l’ère du numérique. Celle-ci a pour but d’accompagner les élus dans leur gestion. La maire de Maraye-en-Othe dans l’Aube l’a testé.

S’il existe beaucoup de logiciels métiers pour la gestion communale, il n’y avait pas d’outil permettant aux élus, du maire au simple conseiller municipal, de travailler de manière pleinement collaborative. « Tout ce que je réalise découle en fait de ma propre expérience de maire d’une petite commune », explique Patrick Baillot. 

L’ancien élu de Faux-Villacerf, par ailleurs consultant et formateur en management, a fait en sorte de combiner son expérience de l’organisation en entreprise avec celle d’élu. C’est ainsi qu’il a fondé la start-up Viatic, fin 2016, à la Technopole de l’Aube avec l’idée de concevoir et proposer des outils modernes répondant aux besoins des élus, et notamment ceux des moyennes et petites communes. En 2018, il a déployé Viatic Académie, un espace d’échanges, de partage d’expérience et de collaboration en ligne dédié aux élus locaux et à leurs collaborateurs territoriaux. 

Un nouvel outil sous la forme d’une solution de pilotage d’une commune, est actuellement en cours de test dans une quinzaine de communes, notamment auboises, comme celle de Saint-Maraye-en-Othe « Pour aboutir à la création de PiloterMaCommune.fr, j’ai travaillé pendant plusieurs mois en co-construction avec des élus et des directeurs de services pour confronter les idées et faire émerger tous les besoins », rappelle Patrick Baillot. Un minutieux travail de préparation qui a permis de passer en revue tous les besoins d’une équipe municipale en y apportant à chaque fois une solution adaptée. Le résultat est un service accessible en ligne aux élus et aux agents, entièrement paramétrable pour s’adapter à toutes les situations et modes de fonctionnement. 

LES ACTIONS DE LA COMMUNE SUR UN TABLEAU DE BORD 

C’est ainsi qu’un maire peut y suivre le tableau de bord de la commune retraçant toutes les actions, passées, présentes et futures. Un outil d’auto-diagnostic est également disponible, mettant en avant de manière visuelle les points forts comme les points faibles. La gestion de projets de manière collaborative, la liste de tâches, les plannings, ou encore une messagerie instantanée font partie également de ce véritable « couteau suisse » de la gestion communale. Le numérique, avec une accessibilité à distance depuis un ordinateur ou une application smartphone, apporte une dimension inédite jusqu’ici. L’échelon intercommunal est évidemment également concerné. « Les maires qui ont déjà une longue expérience me disent que c’est l’outil qu’il leur fallait pour animer et impliquer les élus municipaux dans les projets de la commune », poursuit Patrick Baillot. Les nouveaux élus y voient la possibilité de participer activement au travail communal et plus seulement au moment des réunions. « Et puis il y a encore des choses à ajouter, par exemple en impliquant aussi les citoyens dans certains projets d’autant que l’outil numérique le permet facilement », conclut-il. La phase de test, menée dans le cadre du dispositif « Grand Testeur » de la Région Grand Est, devrait se terminer ce printemps. Ensuite, l’outil PiloterMaCommune.fr devrait être mis à disposition des communes sous la forme d’un abonnement mensuel. Mais il a déjà été remarqué puisque cet outil a permis à Viatic d’être lauréate nationale du concours FrenchIot du groupe La Poste.

Maraye-en-Othe s’initie au pilotage en ligne 

Cette commune de 456 habitants est l’une des premières à tester en conditions réelles l’outil PiloterMaCommune.

Avec un finage de plus de 42 km2, Maraye-en-Othe est l’une des communes les plus étendues de l’Aube. Elle compte aussi 456 habitants répartis entre Maraye-en-Othe et cinq hameaux disséminés dans le Pays d’Othe. « Disposer d’un outil permettant d’avoir une vision globale de la commune, de partager l’information, de disposer d’un état des lieux et des équipements, de suivre les projets, et tout cela dans un esprit collaboratif, c’est idéal », explique Nadège Dudas-Masson. Nouvellement élue maire de la commune, l’année dernière, elle connaît bien le fonctionnement municipal pour avoir déjà exercé plusieurs mandats. « L’une des difficultés rencontrées, c’est le bombardement incessant d’informations arrivant de toutes parts et qu’on n’a même pas le temps parfois de partager au reste de l’équipe », poursuit-elle. La plateforme PiloterMaCommune permet très facilement le partage, entre autres fonctionnalités. La première élue de Maraye-en-Othe a fait partie du comité de pilotage qui a permis à Patrick Baillot de peaufiner son service avant de passer à la phase d’expérimentation en conditions réelles. Maraye-en-Othe a donc tout naturellement fait partie des communes volontaires pour utiliser ce « couteau suisse » de la gestion communale. « Nous avons suivi aussi une formation qui concerne les élus municipaux mais également les agents communaux car tout le monde doit pouvoir s’approprier l’outil », ajoute-t-elle. 

PARTAGER ET IMPLIQUER 

D’une manière ou d’une autre, chacun est forcément concerné par un projet à mener, une tâche à effectuer, une information à partager ou encore un problème à signaler. « L’intérêt de l’outil est qu’il permet de balayer très large : par exemple, il est possible de dresser une liste des équipements et de s’apercevoir de choses à améliorer ici ou là, surtout sur un territoire aussi vaste que le nôtre », fait remarquer Nadège Dudas-Masson. L’historique de ce qui est réalisé est également un point important qu’elle met en avant. « Et puis, partager, cela permet d’impliquer davantage les uns et les autres dans la vie quotidienne de la commune », conclut-elle. En attendant que les habitants puissent aussi y participer de la même manière grâce à un autre outil en ligne que prépare Patrick Baillot, sous le nom de VivreMaCommune. 

La mairie de Maraye-en-Othe, l’une des communes les plus étendues de l’Aube.

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