Ils doivent être approuvés dans les six mois suivant la clôture de l’exercice.
Les SARL doivent tenir leur assemblée annuelle dans les six mois de la clôture de l’exercice, soit le 30 juin au plus tard lorsque l’exercice est calqué sur l’année civile. L’assemblée annuelle est essentiellement chargée d’approuver les comptes de l’exercice écoulé et de décider de l’affectation du résultat : mise en réserve, report à nouveau ou distribution de dividendes. Le rapport de gestion établi par le gérant n’est obligatoire que dans les plus grandes SARL. L’assemblée annuelle doit également statuer sur les conventions réglementées, c’est-à-dire celles passées entre la société et son gérant ou un associé, et celles passées avec une société dont un associé indéfiniment responsable. L’assemblée doit enfin approuver les dépenses excessives non déductibles. D’autres décisions peuvent être prises par l’assemblée annuelle, en particulier la rémunération perçue par le gérant.
CONVOCATION À L’ASSEMBLÉE ANNUELLE
L’assemblée annuelle doit être convoquée par le gérant 15 jours avant sa date. À défaut, si l’assemblée annuelle n’a pas été réunie dans les six mois de la clôture de l’exercice, tout associé peut saisir en référé le président du tribunal de commerce pour enjoindre le gérant à convoquer l’assemblée. La convocation à l’assemblée annuelle peut être effectuée par lettre recommandée ou par courriel. Le recours au courrier électronique exige cependant l’accord préalable des associés. Leur accord écrit doit être demandé, par courrier postal ou électronique, au moins 20 jours avant l’assemblée. Si l’autorisation a déjà été donnée, elle n’a pas à être renouvelée. Dans le même délai de 15 jours, le gérant doit adresser aux associés les comptes annuels, le cas échéant, le rapport de gestion, et le texte des résolutions qui seront soumises au vote de l’assemblée. Cet envoi peut être fait par voie postale ou par courrier électronique. L’inventaire, qui recense les éléments d’actif et de passif, n’a pas à être communiqué aux associés mais doit être tenu à leur disposition au siège social, 15 jours avant l’assemblée.
Faute de respecter les règles de convocation et de communication des documents aux associés, l’assemblée peut être annulée. Les associés doivent assister physiquement à l’assemblée ou se faire représenter. La télétransmission par visio-conférence n’est pas autorisée pour l’approbation des comptes annuels des SARL, contrairement aux autres assemblées générales.
COMPTES ANNUELS
Les comptes annuels sont établis par le gérant. Ils sont constitués du bilan et du compte de résultat. Les petites sociétés sont dispensées d’établir l’annexe, document complétant les informations sur la situation patrimoniale et financière de l’entreprise et le résultat de l’exercice. La dispense concerne les « petites entreprises », c’est-à-dire celles remplissant deux des trois conditions suivantes : l’effectif moyen ne dépasse pas 10 salariés, le chiffre d’affaires n’excède pas 700 000 € et le total du bilan 350 000 €.
RAPPORT DE GESTION
Le rapport de gestion établi par le gérant est destiné à informer les associés sur la situation de l’entreprise et son évolution. Les petites SARL sont dispensées d’établir le rapport de gestion lorsqu’elles remplissent deux des trois conditions définissant les « micro-entreprises » : l’effectif moyen ne dépasse pas 50 salariés, le chiffre d’affaires n’excède pas 8 M€ et le total du bilan 4 M€. Le rapport de gestion doit exposer la situation et l’activité de la société et son évolution prévisible, décrire les principaux risques et incertitudes auxquels la société est exposée, et mentionner les événements importants survenus depuis la clôture de l’exercice. Il doit rappeler le montant des dividendes distribués au titre des trois derniers exercices et, le cas échéant, le montant des charges fiscalement non déductibles, telles que l’amortissement excédentaire des voitures automobiles et autres dépenses somptuaires visées à l’article 39-4 du code général des impôts. Sans que ce soit obligatoire, le rapport de gestion peut aussi prévoir le renouvellement du mandat du gérant, l’autorisation d’effectuer certaines opérations, ou une proposition d’affectation du résultat.
ORDRE DU JOUR
La convocation à l’assemblée annuelle doit indiquer son ordre du jour. Celui-ci doit être rédigé clairement sans qu’il y ait lieu de se reporter à d’autres documents. Un ou plusieurs associés détenant 5 % des parts sociales peuvent faire inscrire à l’ordre du jour de l’assemblée des points ou projets de résolution. Les associés ont le droit de poser des questions écrites en rapport avec l’ordre du jour de l’assemblée annuelle (par lettre postale, courrier électronique, dépôt au siège). La réponse doit leur être apportée dès le début de l’assemblée, avant le vote des résolutions.
PUBLICITÉ DES COMPTES
Les comptes annuels et la résolution d’affectation du résultat doivent être déposés au greffe du tribunal de commerce dans le mois qui suit l’assemblée annuelle, ou dans les deux mois lorsque le dépôt est effectué par voie électronique. Ils sont annexés au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Le rapport de gestion, lorsqu’il est obligatoire, n’a pas à être déposé au greffe du tribunal de commerce mais toute personne qui en fait la demande peut en avoir communication au siège de la société. Le défaut de dépôt des comptes au greffe est passible d’une amende de 1 500 € maximum (3 000 € en cas de récidive). Les petites SARL peuvent demander au greffe que leurs comptes annuels ne soient pas communiqués aux tiers, en souscrivant une déclaration de confidentialité. Cette confidentialité ne s’impose pas à l’administration qui dispose d’un l’accès à l’intégralité du registre du commerce.
